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广东澳飞扬实业贺总:易凯多帐套-实现异地多公司管理目标

时间:2018年04月19日信息来源:本站原创 点击: 【字体:

2017年12月27日《周三晚8点-易凯有约》第四十二期由广东澳飞扬实业贺总分享,分享主题是“易凯多帐套-实现异地多公司管理目标”。
 

广东澳飞扬实业贺总:易凯多帐套-实现异地多公司管理目标


澳飞扬实业总部基地位于交通便利的广东省英德市英红镇,广东顺德清远(英德)经济合作区内,占地90亩,总体规划75000平方米。总部基地是澳飞扬实业两大体系-“澳飞扬品牌连锁工厂”和“高赛思智慧型平台集群”的总部后台,集研发、培训、体验、仓储、生产于一体,定位全球,打造科技创新的标识产业基地和跨界融合的智慧型产品研发及服务平台。

澳飞扬认为,标识产业的未来健康、可持续发展的核心在于:科技创新、绿色环保、做精做专、合作共赢。 总部基地将承担澳飞扬实业的发展理念,把握“这是最坏的时代,也是最好的时代”,在“供给侧改革“的国家战略东风中,实施”品牌战略、产品战略、互联网战略、跨界融合战略、合作共赢战略“,走上转型升级之路,为标识产业的未来发展,做出应尽的责任和义务。

以下是贺总的部分分享内容:
感谢易凯公司,感谢大家给了我这次露脸的机会,也感谢各位广告界、标识界的同志们,百忙之中来听我的分享。

澳飞扬成立是在2003年,也就干了十几年的标识。在使用易凯软件一年的时间内,其解决了我们很多的问题,从业务、生产、采购、仓库、财务等等的一系列上的问题,我们得到的一个解决。澳飞扬是一个很传统的一个标识企业,积累了很多问题。

线上的业务,通过易凯可以很完整的、很流畅的操作。但达到最重要的一个是易凯系统,它把我们的线下流程完善,使我们就初步的具备了实现ERP的一个规模。

今天我就跟大家分享一下我在使用的时候一些经验或者自己的一些方法,希望能帮助到大家。

   

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首先,我们企业有个特点,我们有六个公司,其中分在五个地区:广州、英德、北京、成都、贵州。所以说我们管理起来就很麻烦,以前我们都是靠excel表格,然后编程做的一个东西,但是还会出现一些问题,有些宏病毒、一些宏的问题,所以到每台电脑上面的问题处理很麻烦。

我们用易凯软件分了六个帐套,每一个账套独立运行,分开管理,独立核算,从这上面来讲是很符合我们企业的一个特性的。

首先我从系统上面来讲一下,易凯的系统非常好,他没有说所有数据都是传易凯公司,帮你代管,而是每家公司的数据自己管理,这一点是很人性的。

我们公司最开始也是英德总部设立了一台电脑作为我们的主机,但是这样的话也有诸多不便,例如这台机24小时不关机。

后来我们跟易凯这边沟通,我们去把服务器挂到了阿里云服务器上面,然后用百度网盘实现每天自动定时备份,这样从数据的管理,数据的安全性,就得到了很大的保障。

阿里云,它是一个很好的一个云储存空间,阿里云费用不高,但使用阿里云,这样数据得到了很高的保障,安全性很高。

   

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第二,我从业务方面来讲一下,我们使用易凯的一个经验。因为我们澳飞扬业务比较散,也比较杂乱,所以业务员也很多。我们以前处理这个订单的时候经常会有漏单,还有收款不及时,还有有时候业务员自己收钱,这种现象也会有。所以说我们用易凯之后,这个问题得到了一定的解决,这个功能老板是非常喜欢的。

第一个易凯它下单的时候,它有个单号,是每个单子唯一的一个单号,有了这个单号之后,我们可以进行很多操作,比如说财务的审核,还有生产车间的生产,都可以根据这个单号来处理业务。

我们业务员下完单之后,这个单是不能够到车间生产的,为什么呢?因为我们是定制企业,比如说一个科室牌,它上面只写科室牌多少钱,但具体这个科室牌是怎么组成的,我们是有一个排产单,还有一个图纸,这个图纸跟排产单,我们是要求业务员要上传的,一定要上传上来,这样为什么?因为财务要根据他的排产单,还有他的图纸,他的收款单来进行综合审核,他这个单是否报价正确,或者说有问题。

然后我们在这个业务单这一块设置了很多种项目类型,大概有七八种,这样的好处是什么呢?结合到后面我结合到生产部分,还有一些财务核算部分,这样分解开就很方便。

还有一个功能,因为我们有好几个帐套,这几个账号是为了方便独立核算我们设定的账号,但是有一些业务员他的单子,比如说他是广州的业务员,他在云南有一个订单,如果说在广州生产,可能发给客户,距离有点远,所以说他会把这个订单放到成都去生产,业务员他可以跨帐套下单,只有就近生产这样的单子下到成都,那产值也是属于成都的,这样子就不会乱。我们以前业务员自己,比如说他一个月100万订单,其中有多少订单是哪里的就没有说清楚。

然后我们总部对车间及业务,还有整个生产部,我们做了一个硬性规定,所有的订单排产单,没有易凯单号,不进行生产。这个是我们在业务上业务单上面的一个处理。

   

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第三点我讲一下采购,澳飞扬一个采购特点就是原材料,我们包括有最大的就是铝材,还有一个就是塑料的配件、五金的配件、还有一些压铸件,这些是需要去采购。

还有就是不全是自己生产的一个原材料,就是像亚克力、灯,还有一些板材、压铝板、铝朔板等等这些,也是需要去采购的。易凯的采购单系统很简单,但是很好用。使用之后,不会像以前都是靠一个Excel电子表格记得那么乱,易凯会有自动统计的功能,还有对账功能,它就很方便,就不怕自己漏掉,每一单它会自动输进去。

我们每一个帐套的采购都是独立分开的,也是独立核算的。即使英德总部发货给北京分厂,北京分厂也是需要填采购单的,这样核算成本就会很方便,像以前只能叫仓库调拨,没有达到独立核算的这么一个方式。

还有采购与财务对账这块很清楚,账务也很明确,也很清晰。至少让采购跟财务之间少了那么多啰嗦的话,促进和谐的关系。

   

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第四个,我要讲库存系统,我三个字总结一下:很细致。我们这六个帐套全部都是独立的,所以说库存也是独立的。业务员他很方便能查询到每个工厂它的库存量的情况是怎么样的,不像以前做个单子,今天我接个大活,它有没有货,赶紧打电话问一下,那仓库忙得很,哪有空给你去看!所以说有了这个库存查询,业务员就会很清楚,他用的料在这个工厂制作够不够材料,这样他就方便下单。

仓库按照种类分了很多种,我们是6个仓库,每个仓库下面也分了大概有8个类别,8个大类别加上12个子类别,这个系统这个目录数是很庞大的。

而且易凯这个库存的单价,它是按平均价格核算法来进行核算的。这一点我不知道大家那边是怎么样,但是很符合我们工厂的一个需求。

因为铝材的重量,每一次都是不同的,同长度、同品种的材料,每一次挤压出来,然后回货的情况都是不同的,重量也是不同的,单价肯定也是不同的。所以说只有采用平均价格核算法是最合适的,所以说这个系统的核算方式很符合我们。

还有一点就是最高库存跟最低库存的预警设置,这个功能很方便!方便我们进行备货,准确地讲是减少不必要的备货,以保证满足工厂的用料,这样把库存灵活的运用,这样会节省很多资金的积压,这种对工厂的发展跟成本的核算是很有利的。

还有一个很好的功能就是出仓单里面有一个易凯单号的加入,就说这个单是出到哪张易凯单号的,是跟这个单的成本直接挂钩,这样可以核算出这张单子它的用料的直接成本是多少,或者说是这一批单子它的一个用料的一个情况。因为有一些单子比较小,它可能用的料多一点,那个剩下的就不入仓,用在下一个单,这种情况也有,但是大致它是可以核算出来这个成本的。

总结一下就是库存实现了我们多地多仓库管理的一个目标,还有最主要是让我们减少了库存的资金的积压;还有库存的流动性变大了,就是很活跃;第三就是成本,每一张单的成本核算比较清晰。

   

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第五个,我跟大家分享就是财务这边的一些问题,收款单是一个很好用的功能,我们的业务体系跟大家可能会有一点区别,而且我们二十几个业务员分散在全国各地,每个人都是自己下单、自己排场、自己画图、自己跟单、自己收款,一条龙服务。

收款单是由业务员自己填写,财务进行审核,那财务审核哪些:收款单上面的账是否到账,他这张业务单的报价是否错误,是否报亏了,还是报怎么样?

对于回款我们用易凯软件也是可以做出评估,哪些客户是优质的,哪些客户是老赖,这个一眼就可以看得出来,这个功能是很好的,然后缩短了我们回收账款的一个账龄。

我们财务对于现在使用的系统他是很满意的,他对各项的收入、成本分析,通过各种财务的报表、表格,他能直接地掌握这些数据。对于厂里的一个发展跟经营,老板他根据系统以后定的一个发展方向是很有依据性的。

   

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第六个讲一下制作是比较重点的,因为我们公司的薪酬体制跟大家可能有区别,我们每一套账套独立运行,每个工厂独立核算,每个部门都会有提成。

易凯系统就比较符合我们现在的薪酬制度的规则,所以说我们用起来比较顺手。我跟大家分享一下我们是怎么做的,以前生产,因为我们是做中间二手单比较多,所以说业务员每天下了单子也会很多,我们现在一个月平均下来都有一千五六百张单,大大小小的。每个业务员跟踪起来就很麻烦,老是问车间:我这个单生产到哪里?喷漆没有?什么时候组装?什么时候发货?搞了车间很烦。

现在我们在易凯上设置制作这一块,每一个工序到哪里、完成进度怎么样,都有很清晰的一个表现,可以知道这个产品现在在哪个工序了,是什么时候来到这个工序的,业务员再根据到工序的一个时间,再按照平时的经验可以预估什么时候到下一个工序,甚至什么时候可以发货,业务员可以预估了。然后出了货他也可以看得到,到哪个环节都很明确。业务员就不需要再天天打电话问生产部了,顶多就是有些一些繁琐的单子,打个电话叮嘱一下,或者说是追一追。

通过产值分配,公司拿出一部分钱来做一个激励,这种方式我相信很多同仁、很多企业、很多老板也是这么操作的,在易凯上面就很轻松能实现。因为我们是分了很多个项目类型的,每个项目类型都会有它特定的工序,设定好比例之后,然后再根据这个系统一直走下去,就很容易算出来。

广东澳飞扬实业贺总:易凯多帐套-实现异地多公司管理目标

这个表格就说明这个工序,这几个人在这半个月,他拿了多少提成,就很充分的体现出来。而且他要跟我对账,我也很简单,直接查单核对,是你接的单、是你喷漆的是吧,这个单子分配比例是什么样的大家都清楚,拿笔秆子一算他都知道,也没有什么扯皮的。

总结一下,生产这个功能很好,实现了我们各个帐套分开做生产管理、生产进度管理、产量的登记、产值产值的技术,包括每个人的一个提成的分配,这个只要在自己开始设置好,以后都会自动生成,而且对账方便。所以说生产这一块很好,然后为我们以后做完整的ERP是一个很好的一个基础。

 

   
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最后我来跟大家分享报表这个功能,报表是老板最喜欢看的东西,他现在天天就看得到哪个工厂做多少产值,收了多少款,单子做得什么样子,他都可以看得到。他手机也可以看,很方便,不需要做什么。所以老板现在就很喜欢看易凯报表,他以前都不知道产值是多少,因为有时候你通过一些表格,需要等一段时间,或者说半个月或者十天或者月底,他才知道这个月有这么多产值,或者说这十天有这么多产值。所以说报表的功能对老板来说是一个很好的东西。

再说业务员,我们以前都是手工记账,业务员到了月底那就是忙得一塌糊涂的,这样子他很累。因为我们业务员我也讲过,他要接待客户、谈生意、还要自己报价、排单、作图、跟单、收款、售后等等一条龙服务,所以说月底做报表很麻烦。

但是现在通过统计报表,只要保证他不漏录入单,他也不可能漏录单,因为你没有单号,车间不生产,你怎么可能漏录单号,对吧?他只要有是录入单,你月底做报表,就很方便,一目了然财务也不那么累,对账就很方便,所以说业务员很喜欢这个报表。

报表对于财务来说更加好了,财务觉得现在比以前舒服多了,老板也少招人了,我们这些报表也不怕漏单子了,也不怕哪天原始单不见了,找不到了。他就觉得报表很好用,对于他现在的工作来讲,也是一个很好的一个工具。

   

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澳飞扬公司使用易凯快一年了,但是这一年的前期根据易凯的功能,我们做了一个架构,各个架构里面的各个组织都配备了相应的人员来输入单,还有一个线下数据的一个整理,线上线下相结合,这样一个生产的流程,基本上就可以设定出来。

各个环节如果说根据我们提出的流程去操作,生产到业务到财务到采购到仓库,都是很好的帮助。不像以前那么乱,如果以后易凯软件有升级,类似大型的ERP那种形式的软件,我们直接升级,再加以完善,我们也就是一个大企业的模式了。所以说易凯软件是我们通往ERP的一个基础。

因为我有些东西我是亲身体验,讲得比较直接,也没有什么其他的修饰的语言,请大家不要介意,我今天的分享就到这里,谢谢大家。
 

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