临沂尚美黄总: 如何应用易凯软件助力广告公司发展

临沂尚美喷绘广告有限公司成立于2004年，现已发展成具有一定规模，集广告设计、电脑数码户内喷绘、电脑数码大型户外广告喷绘为一体的综合性广告设计制作公司，服务完善。
 

以下是黄总的部分分享内容：
 
大家好，我是山东临沂尚美喷画，我今天给大家分享我使用易凯的经验，讲得不好，请大家多多担待。我的分享主题是：如何应用易凯软件助力广告公司发展。
 
通俗的说就是用好一个软件，实际上就是完善你的公司经营。为什么这么说呢？我会用以下的半个小时给大家分为三点的讲我的使用心得。

第一点，从业务接单-审核-产量登记-进货-库存-外协-发货，实际易凯软件已经把流程都弄的非常精准了，然后我讲一下如何应用软件助力我们公司发展。
 
根据这个软件再结合咱们实际的公司情况，从接单到生产到配送到财务这4大块，在软件当中的应用。软件上的流程跟咱们公司的基础流程基本上是相似的。
 
完善软件系统上的每个环节、流程就是完善公司的流程环节。我们做公司就是做这个工作流程和标准，标准就是我们这个软件之类的东西就是这个公司的制度了。实际上现在这个工作流程就是从接单到最后的财务。要做好工作流程，需要从软件应用开始。

第二点，软件要如何快速上手、启用。如果大家购买这个软件之后，我们第一要做的是完善系统当中的基础数据，要把自己公司的每个部门划分的清晰清楚。
 
比如我们工作，现在就划分写真、喷绘、UV、旗帜、雕刻就是各个部门的环节。然后设置下一步就是工序，工作中心，比如我们现在写真部门有打印输出 ，覆膜，我们设置为2个工序。设计部门也设置成2个工序，一个是打图一个是拼接。
 
这样设置工序，就会让每个部门的工作人员工作起来更直接，知道第一步干嘛，第二步干嘛，然后也会根据这个软件的流程进行开工、完工，最后这个发货，每个工序他都会点他自己的产量，到月底就能在软件里的产量统计，然后能统计出他这个工作情况，就根据他的工作情况给他进行提成工资发放。
 
另外，这个基础数量里还有个项目类型，材料，项目价格，这些都是软件启动前期需要做好的东西。把前期工作做好能让后期的工作更能省事，比如项目价格，实际上就是咱们公司这个产品和产品价格、包括这个产品类型，产品计算方式。
 
实际上把手动的工作都用软件里的设置，把东西设置到里面后，下一步开展什么工作就可以直接选了。还有仓库里面的材料就是材料的种类，材料的分类，具体的材料，都要根据咱们手动的工作录入进去，还有一些银行账号，费用类型，这些就是咱们财务方面的知识。把这些资料都录入之后，就可以开始咱们这个软件使用了。
 

第三点就是这个软件的使用可以让公司全员共同使用和维护软件。这个要负责人或者老板牵头一定要严格按照软件的流程，还有软件的操作方式。
 
购买软件后，易凯公司会给咱们提供一本用户手册，这里面会把各个系统操作的关键词都列出来，各个操作规范都已经讲得非常清楚，大家一定要这个产品手册进行全员教育，一定要让大家都去规范的操作，这样能让公司这个工作流程，财务，仓库还有所有的经营情况避免很多问题的发生。
 
就是说从业务的接单开单到生产制造到配送再到财务，这些根据软件流程，每个人每个部门都按他这个软件去操作，这样我们每个活的每个环节都能在软件上查到。
 
打一比方，如果说一个公司给我们业务，然后我们业务前期会谈价格和产品的应用，客户会下单，下单后就会开单，客户打款后审核，审核后生产人员就看到这个单子。
 
然后生产之后，比如说写真、喷绘、条幅，其实我们这个单据的开单数就已经把这个活的要求开到相应的部门当中。
 
比如说这次开的写真，写真生产部门就看到这个单据，单据也有这个生产制造要求，他会根据这个生产制作要求进行开工制作。然后他会点开工，把图拷到这个写真机的电脑上进行开工，开始制作。
 
制作完成后，比如说他已经打完图输出了，这个工序做完了，他会在这个工序点产量，这个活就到了下一个环节，比如裱膜，这个裱膜部门就会看到前一道工序完成后，他就会进行裱膜工作，裱膜完成后，再进行下一步，他就会把这个工作进行完工。
 
点了完工后，这个单子的流程就自动进行下一个环节，然后就是包装与发货，这个发货人员就能看到这个完工的活。就是如果这个完工的活员工没有点完工的话，这个发货的员工就看不到。
 
发货人员进行包装，然后会进行相应的派送，派送的时候，我们也会区分，比如市区还有发货，他会根据这个单子要求，会去派送。
 
我们的工作环节，就是制作完之后，我们会把打印出来的标签贴到那个货上。（我们是有买条码机，就是咱们软件完共后能打印这个标签），然后我们的发货部门也会用这个打印机打印一个送货标签。
 
如果当时开单人员在开单的时候有送货地址、送货电话、收件人，这三个信息就会显示出来在标签上。标签都是带不干胶，可以直接贴到货上去。这样他就会避免出现这个信息的错误，就能把货物相应的制作、包装、送货都能做得很好。
 
发货之后，这个书签或者签字就会交给咱们财务部门，财务会根据这个收款的情况进行软件的操作。现在我们财务是怎么做的呢，原来都是欠款，现在我们都不做欠款，都做现款。
 
我们在开单之后，会要求客户打款，客户打款后我们才进行审核。或者有客户的生产量比较大，害怕我们公司也不太相信，然后打个定金，我们会在这个单据收定金，这个里面的财务功能会显示客户的应收款还剩多少。
 
然后发货前，我们会把定金先收回再发货。我们也能在统一报表里有客户应收款，点开后，也能看到每个时段每个月的应收款项。
 
再说一下这个财务的费用，费用就是电话费、电费，员工工资等，都要把这些设置到这里。平时，要每个部门，例如财务部门，管账务、报表，一定要让财务部按照这个软件的流程和各个科目去把这个账务和统一报表里面的东西都要完善好。
 
每到月底的时候咱们老板还有负责人就能很轻易的点开付款单、收款单、应收账款、费用材料，就能看每个月的经营情况。只有了解了资金情况后，才能进行公司经营方面的这个调整，所以说软件应用非常重要，一定要按照这个软件工序来好好的完善软件数据。
 
接下来再说说仓库这块，实际上仓库是公司一个非常重要的部门，因为仓库他关系到咱们公司的采购就关系到咱们这个材料，材料是公司一个比较大的支出。
 
仓库也是与其他部门一样，就是财务人员进行仓库操作的时候，也是按照流程来，比如说：采购入库，然后领料、出库，调拨单、库存查询、入库单作废、出库单作废，也是按照实际要求来操作。
 
我们公司要求就是一定要严格按照这仓库流程来做，简单介绍一下，就是我们公司比如写真、喷绘、每个部门在领料，我们会进行控制，开单人员接单开单后，写真来了100方的业务单。我们仓库人员不用生产人员过来领料，他就已经能看到单子，就已经能看到这个活需要用多少平方的材料。
 
仓库人员就会把这个材料先在仓库里面去找到，然后把它标上：这是用在哪个客户哪个部门，放在哪个地方。然后生产人员看到这个单子就过来领料，这样一来，仓库人员已经把料都准备好了，这样能节省时间还能节省用料。
 
为什么说能节省用料？我们要求我们仓库人员在进行这个出料的时候来根据这个活的平方数。比如咱们一卷材料，是200方，那这个活就是用料需要100方，仓库人员就会找已经拆了的料，例如是还剩下110方，先优先使用，也会进行相应的记录。
 
生产人员进行生产后，还剩10个平方，或者说剩1-2个方的话，这个就不要求他再把这个调回来，如果说这个料还剩50方或者100方比较多的话，再要求他是必须得回料，这样才能控制单的库存，也能控制生产人员。
 
如果不按照这个情况给他领料的，很轻易就能拿到料，如果把图作废了，或者说有些客户会和咱们的生产人员关系很好，能让咱们生产人员从私下里给他生产，那这样就控制不了了。就说咱们吧仓库的原料控制好了就会避免这个事情的发生。
 

总结：
我们公司，现在就是部门划分的，业务部门和生产部门和配送和财务部门，然后我们生产部门当中又分了这个写真、喷绘、条幅各生产部门，每个部门都有各个的部门主管。
 
咱们老板或者负责人一定要要求咱们的主管监督好咱们这个软件的操作，负责人或者老板一定也要严格要经常去看软件，看那个地方操作有问题，咱们一定要和主管一起把这个软件应用好。
 
比如说业务部的主管要去业务单据审核，比如说开错的单子，项目，产品方面的，也得去监督好。生产部门的主管让他要负责的东西就是要每天监督，特别是每天上班、下班，一定要看看今天的完工情况。
 
比如今天早晨8点上班，昨天夜班干的什么情况，主管一定有打开软件看他的部门的昨天生产情况，然后还剩了多少没有生产完的，还有今天要发生这个业务的情况。根据这个东西去派工去进行安排生产，然后也进行这个调整。
 
比如量比较大，他要进行这个调节，他也要和业务部门去沟通，如果又来了一个量比较大的，又来了500方，然后他现在还有很多方没有生产出来，这个情况就要和业务经理沟通这个交货时间，由业务那边和客户进行沟通。
 
生产部门的主管每天下班的时候更加要看看今天的单据完工情况，注意看今天剩了多少活还没干完，然后他要安排下个班去生产。
 
着重讲一下，完工后没有按照软件流程与操作，比如点了开工、生产，但是没有点完工，这个是不对的。另外软件还有一个最好的东西就是比如说这个客户下单后，客户有时候会打电话咨询情况，我们业务员工都能按照软件上的查单据、完工情况、是送货了还是怎么样，这些都能回复客户。
 
然后生产后就配送，配送部主管也要看每天的单据的配送情况，讲一下送货，我们有扫码送货，比如这个客户同时下了五个业务，如果说这五个订单当中有三个订单生产出来了，他会扫码，显示三个，如果货有的话就把这三个订单电话送货，没有那就不要点送货，这样的话能看到没有送货的单子和还有送货的单子。
 
最后说一下就是这个老板和财务部门一块完善这个财务的情况。主要是这个月底的统计报表能看到材料费用，还有这个费用的情况，这个能显示公司的经营情况。
 
另外就是应收和应付，应收关系到公司经营的这个回款的情况，应付大家也要根据公司的软件进行相应的给供应商进行付款。做好这点能让咱们公司的信誉度提高，外面的合作公司信任度也更好，才能更好的合作。
 
大家一定一定要严格按照这个软件的流程操作去进行每个部门每个人员的监督。这样才能让每个工序做得更好，才能控制每个工序，才能更好的完善工资流程。